10 porad, jak sprawnie delegować zadania.

Czyli jak zlecać, by móc spać spokojnie.

Pewnie na początku, większość osób ma obawy przed delegowaniem zadań. Martwi się, czy sobie poradzi, czy dobrze przekaże to, co ma na myśli, czy wirtualna asystentka ją zrozumie. Najczęstszym pytaniem jest też, czy mi się to opłaca? Ten aspekt już analizowałam i można przeczytać o nim tutaj.

Przekazanie komuś części wykonywanych przez siebie obowiązków jest niezbędne do tego, aby szybciej i przyjemniej rozwijać siebie i swoją firmę. Chociaż na początku nie jest to łatwe, z całą pewnością z biegiem czasu, stanie się to coraz bardziej naturalne i szybko odkryjesz, jakie płyną z tego korzyści.

Dla ułatwienia chciałam napisać kilka porad, jak sprawnie delegować zadania.

1. Zastanów się, jakie obowiązki możesz oddelegować freelancerowi- w każdej firmie, są zadania, które chętnie zleciłbyś komuś innemu, które zrzuciłbyś ze swoich barków. Są ku temu różne powody: masz na nie za mało czasu, nie lubisz ich po prostu wykonywać, uważasz, że ktoś mógłby wykonać je lepiej. Przychodzą już Ci jakieś pomysły do głowy? Na pewno istnieje coś, co dla Twojej firmy jest niezbędne, ale niekoniecznie chcesz/możesz robić to osobiście.
2. Określ, czego potrzebujesz- łączy się to z punktem pierwszym, bo jeżeli zastanowisz się nad tym jakie zadania ogólnie, może oddelegować Twoja firma zdalnej asystentce, to natychmiast do głowy przychodzą Ci pomysły, które chcesz powierzyć komuś innemu.
3. Wyszukaj wirtualną asystentkę albo dodaj ogłoszenie o chęci współpracy- jeżeli chodzi o wyszukiwanie wirtualnej asysty, można to zrobić w Googlach lub mediach społecznościowych. Myślę, że spora większość osób, która proponuje takie usługi, ma stronę internetową i profil w SM. Jeżeli nie masz czasu na wyszukiwanie, dodaj ogłoszenie o chęci rozpoczęcia takiej współpracy. Możesz oczywiście zrobić to, zarówno na portalach w Google, jak i w social mediach. Wtedy pozostaje tylko czekać na zgłoszenia.
4. Postaw na sprawną komunikację- uważam, że to, jaka jest komunikacja między osobami, które mają razem pracować, jest kluczowa. Nie wyobrażam sobie współpracować z kimś, z kim nie potrafię się porozumieć, kto nie rozumie mnie, a ja nie rozumiem jego. W takich wypadkach bardzo łatwo można taką współpracę zepsuć i zrazić się do delegowania zadań. Niepotrzebnie, oczywiście.
5. Mów jasno o swoich oczekiwaniach- mów, pisz, byle dużo. Czego oczekujesz, co chcesz, aby było wykonane, na kiedy, jak wiele zadań chcesz powierzyć. Mów i pisz o wszystkim. Im więcej szczegółów, tym lepiej dla każdej ze stron. Lepsza komunikacja, lepsze zrozumienie, złapanie tego samego flow- wyczuwam sukces.
6. Pytaj o wszystko- im więcej zadasz pytań, tym więcej uzyskasz odpowiedzi. Rozwiejesz wszystkie swoje wątpliwości, przy okazji dowiesz się, jaka jest osoba, z którą chcesz współpracować. Nie bój się, nie wstydź się, nie myśl, że się narzucasz. Nic podobnego. To normalne, że chcesz wszystko wiedzieć, w końcu powierzasz cząstkę swojego biznesu w czyjeś ręce. Działa to oczywiście w dwie strony, zobacz punkt niżej.
7. Pozwól zadawać sobie pytania- nie denerwuj się, kiedy freelancer ciągle zadaje Ci pytania. Daj mu na to przestrzeń, niech również czuje się w tej kwestii swobodnie. Nie myśl, że jeżeli zadaje dużo pytań, to znaczy, że nic nie potrafi. To nie o to chodzi. Przecież wszystkie pytania są dla dobra obu stron, aby złapać nić porozumienia, aby wszystko było jasne i klarowne. Nikt nie robi tego ze złości, czy z niewiedzy.
8. Czas na zaufanie- w tym modelu biznesowym zaufanie jest bardzo ważne. Myślę, że po obszernych rozmowach i dojściu do porozumienia pora zaufać, to również musi działać po obu stronach. Daj szansę, pozwól się wykazać. Ryzyko jest wszędzie, ryzykujesz zawsze. Nie myśl tak o tym, nie nastawiaj się źle, zaufaj również sobie, że dobrze wybrałeś.
9. Ustal zakres oraz termin zadań- uff, odetchnąłeś z ulgą, zaufałeś, wierzysz, że osoba, którą wybrałeś, wykona powierzone zadania dobrze. Fantastycznie. Ustal więc zakres i termin pierwszych obowiązków do wykonania, tak aby wam obu to pasowało, na pewno znajdziecie razem dobry termin i świetne rozwiązanie. Uwierz, nie ma spraw, w których nie dałoby się dojść do kompromisu.
10. Zacznijcie działać razem- podpiszcie umowę i do dzieła. Czujesz tę ulgę, kiedy wiesz, że możesz zająć się tym, co dla Ciebie ważne w danej chwili, a zadania, które zleciłeś, są wykonywane? Tak, czujesz ten wewnętrzny spokój i właśnie o to, w tej współpracy chodzi. Oczywiście, dla totalnego spokoju ducha, możesz nadzorować robione zadania, tak jak wcześniej umówiłeś się na to ze swoją wirtualną asystentką.

Na koniec pytanie, czy po tych poradach, wciąż wydaje się to takie trudne? Może trochę rozjaśnił Ci się pogląd na taką współpracę? Pamiętaj, że czasy biegną do przodu. Zapewne Ty, razem ze swoim biznesem, również chcesz biec. Nie zatrzymuj się więc i rób wszystko, aby się rozwijać. Współpracuj z kimś, kto jest w stanie Ci pomóc, a dzięki temu zyskaj swój cenny czas, na co tylko zechcesz.