Czy outsourcing się opłaca?

Na początek szybko wyjaśnię, czym jest outsourcing.

Najprościej mówiąc, jest to delegowanie zadań zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w danej dziedzinie. Warto tutaj podkreślić, że istotą outsourcingu jest stała, długofalowa współpraca, która polega właśnie na tym, aby oddelegowywać zadania, a tym samym zyskać więcej czasu oraz pewności, że daną pracę wykonuje profesjonalista.

Rynek takich usług dla biznesu bardzo szybko się rozwija, gdyby tak się zastanowić, bardzo wiele firm korzysta z takiej możliwości.

Usługi księgowości, usługi prawnicze, sprzątające, ochroniarskie czy usługi marketingowe. Naprawdę przykłady można by mnożyć. Kiedyś nie wyobrażano sobie powierzyć zadania komuś, kogo nie ma się „pod ręką”, komuś, kogo być może nie zna się osobiście. Przecież Twoja firma jest oczkiem w głowie, Twoją perełką musisz sam zadbać o wszystko. Może to i prawda, musisz mieć kontrolę, ale nie da się wszystkiego zrobić samemu. Człowiek nie jest w stanie znać się na wszystkim.

Na szczęście czasy biegną do przodu, rynek usług również. Oczywiście technika biegnie, wręcz pędzi i to bardzo szybko, ale właśnie dzięki temu możesz oddelegowywać coraz więcej zadań, które sprawiają Ci kłopot, albo na które po prostu nie masz czasu, czy ochoty.

Oferta outsourcingowa jest dostępna niemal dla każdego podmiotu.

Przedsiębiorcy zaczynają zdawać sobie sprawę z tego, że korzystając z usług firm zewnętrznych, w tym wypadku z usług wirtualnej asysty, mogą zyskać dużo więcej, niż ryzykują w przypadku niepowodzenia takiej współpracy. Dlatego najpierw napiszę o, według mnie, najważniejszych zaletach.

• Zmniejszenie kosztów-  nie musisz martwić się o miejsce pracy dla nowego członka zespołu. Nie martwisz się również o opłacanie składek, o sprzęt czy o szkolenia. Specjalista, z którym zaczniesz współpracę, inwestuje w to wszystko sam.
• Wysoka jakość usług- zwracając się z zadaniami do profesjonalisty, współpracujesz z osobą, która zna się na tym, co oferuje. W końcu się w tym specjalizuje, dzięki temu zadania wykonuje szybciej i lepiej, co przekłada się na lepsze funkcjonowanie Twojego biznesu.
• Oszczędność czasu- jest to również kluczowa zaleta. Jestem zdania, że jeżeli masz czas na swój rozwój i rozwój swojej firmy, jesteś szczęśliwym człowiekiem. Współpracując z firmą zewnętrzną, jesteś w stanie zaoszczędzić sporo cennego czasu. Możesz go wykorzystać, jak chcesz. Nowe pomysły na rozwój biznesu? Skupienie się na kluczowym projekcie w swojej firmie? A może po prostu odpoczynek? Tak, dzięki firmie outsourcingowej zaoszczędzisz czas, na to, co dla Ciebie najważniejsze.
• Dostęp do profesjonalistów- wybierając firmę, z którą chcesz współpracować, wybierzesz specjalistę w danej dziedzinie. Firmy outsourcingowe oferują usługi, na których się znają, które potrafią wykonywać i w których sami się szkolą. Robią to szybciej i dokładniej, dzięki temu zadania realizowane są zawsze na czas.
• Poczucie spokoju- mam wrażenie, że każdy człowiek, szczególnie przedsiębiorca, musi wiedzieć, że kiedy odpoczywa, może to robić ze spokojem, ponieważ w jego firmie zadania dalej są wykonywane. Powinien mieć w głowie, że kiedy wyjedzie na wakacje, jego biznes (sprzedaż, fanpage, maile z klientami) będzie cały czas funkcjonował, nie będzie żadnego przestoju. Musi mieć pewność, że odpoczynek, skupienie się na czymś innym nie zepsuje niczego w jego firmie.

Jak widać, zalet jest sporo i są one istotne. Oczywiście, są wady takiej współpracy, nic przecież nie jest idealne. Ja po prostu odnoszę wrażenie, że zalet jest więcej, a na te najważniejsze wady są sposoby.

• Ochrona informacji i danych- owszem, czasami musisz podać dane swoich klientów oraz ważne informacje o swojej firmie komuś z zewnątrz. Właśnie dlatego podpisywane są umowy z klauzulą o poufności. Wtedy, tak naprawdę, problem znika.
• Kontrola wykonywanych zadań- łatwiej jest przejść do pokoju obok czy piętro niżej, aby sprawdzić, jak ktoś wykonuje zadania. Zadzwonić na skype, wykonać telefon albo napisać maila jest równie łatwo. W dobie, w której telefon i dostęp do internetu jest nieodłącznym elementem wyposażenia każdego człowieka, nie jest problemem kontakt ze zdalnym współpracownikiem i rozmowa o tym, na jakim jest etapie pracy.
• Nieodpowiednio dobrana firma- niestety, jak w każdej branży, tak i w tej znajdują się niekompetentne osoby, które nie biorą swojej pracy na poważnie. Można tego uniknąć poprzez sprawdzenie danej firmy i rozmowę z członkiem zespołu, z którym chciałbyś współpracować. Musisz pamiętać, że ważna jest nić porozumienia między wami, wtedy z całą pewnością będzie dużo łatwiej. No i jeszcze jedno- z takiej współpracy zawsze można zrezygnować, bez ponoszenia kosztów.

Odpowiadam więc na pytanie, czy outsourcing zadań wirtualnej asystentce się opłaca?

Moim zdaniem tak, widać to, po analizie zalet i wad. Można pod uwagę wziąć jeszcze to, że nie zawsze masz do powierzenia tyle zadań, abyś potrzebował kogoś, kto będzie tuż obok Ciebie. Świat idzie do przodu, rynek goni świat, a technika pędzi jak szalona. Pamiętaj, kiedy nie masz głowy do niektórych czynności, kiedy chciałbyś się skupić na czymś, co jest dla Ciebie ważniejsze, kiedy chciałbyś oddać zadanie, które dla Twojej firmy jest ważne, w ręce specjalisty- nie bój się tego.

Zaufaj, spróbuj, zaryzykuj, przekonaj się, że warto inwestować w swój czas, rozwój i spokój w swojej głowie.